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¿Cuándo cuenta una venta? ¿En el momento en que acuerdas hacerla y envías la factura, o en el momento en que el dinero llega a tu cuenta? Tu respuesta decide si estás haciendo contabilidad por devengo o de caja, y eso cambia cómo se lee cada informe.

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Dos momentos, no uno

Cada venta tiene dos momentos:
  • El momento en que lo ganas: entregas el producto, terminas el trabajo, envías la factura.
  • El momento en que te pagan: el efectivo llega.
A veces estos momentos ocurren juntos (compras un café, pagas en el mostrador). Muchas veces no: terminas un trabajo en marzo, pero el cliente paga en mayo. Los dos métodos difieren sobre qué momento registrar.

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Contabilidad de caja: registra cuando se mueve el dinero

La contabilidad de caja es la más simple: registras una transacción solo cuando el efectivo cambia de manos. Anotas el dinero que entra y el que sale, y no registras nada hasta que el dinero se mueve. Funciona como tu estado de cuenta bancario personal. No anotas que un amigo prometió devolverte el dinero. Lo anotas cuando realmente lo hace. A los negocios pequeños les gusta porque es fácil y refleja el saldo bancario que puedes ver. Puede confundirte sobre el momento. Haces $50,000 de trabajo en diciembre pero te pagan en enero, y la contabilidad de caja dice que diciembre no ganó nada. Eso es ordenado para efectos fiscales, pero da una imagen pobre de lo que hizo el negocio.

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Contabilidad por devengo: registra cuando se gana

La contabilidad por devengo registra una transacción cuando se gana o se incurre, no cuando se mueve el efectivo. Terminas el trabajo y envías la factura, y eso es ingreso ahora, aunque el pago esté a semanas de distancia. Recibes una factura de electricidad que ya usaste, y eso es un gasto ahora, aunque lo pagues después. Captura promesas, no solo efectivo:
  • El devengo registra el dinero que los clientes te deben (pero no han pagado) como ingreso y como un activo llamado cuentas por cobrar.
  • También registra las facturas que debes (pero no has pagado) como gastos y como un pasivo llamado cuentas por pagar.
Esto da una imagen más fiel de cómo le va realmente al negocio en un período. Es porque hace coincidir el ingreso con el trabajo que lo generó. Por eso lo usan los negocios más grandes (y las normas a las que responden). Este es el mismo trabajo, $50,000 de trabajo hecho en diciembre, pagado en enero, contabilizado bajo cada método: La venta y los $50,000 son los mismos, pero los métodos los contabilizan en meses distintos. El devengo vincula el ingreso al trabajo de diciembre. La caja espera al dinero de enero.

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Por qué el ingreso no es “dinero en el banco”

Bajo la contabilidad por devengo, el ingreso significa dinero ganado, no dinero recibido. Puedes registrar $10,000 de ingreso este mes y no tener nada de eso todavía en tu cuenta, porque los clientes no han pagado. Entonces, cuando leas un Estado de Resultados y veas el ingreso, no imagines una cuenta bancaria llena. Imagina trabajo que se hizo y se facturó. El efectivo puede que ya esté aquí, puede llegar el próximo mes, o puede que nunca llegue si alguien no paga.

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Por qué la utilidad no es efectivo

La misma brecha explica por qué un negocio rentable puede quedarse sin efectivo. La utilidad es el ingreso menos los gastos. Bajo el devengo, ambos pueden incluir cosas en las que todavía no se ha movido efectivo. Así, tu Estado de Resultados puede mostrar una utilidad saludable mientras tu cuenta bancaria se seca, porque los clientes tardan en pagar. Lo contrario también ocurre: puedes tener bastante efectivo (un pago inicial grande) pero poca utilidad. Por eso hay dos informes distintos. El Estado de Resultados muestra la utilidad. El Estado de Flujo de Efectivo muestra el efectivo real. Necesitas ambos para entender un negocio.

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Próximos pasos

SigueMira cómo estas piezas funcionan juntas, período tras período, en El ciclo contable.