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Ya conociste débitos y créditos y la partida doble como ideas. ¿Cómo anotas una transacción? La respuesta es el asiento contable, la unidad básica de registro.

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Qué es un asiento contable

Un asiento contable es el registro de una sola transacción. Nombra las cuentas involucradas, da el monto, y marca en qué lado (débito o crédito) está cada cuenta. Piénsalo como la oración que usa la contabilidad para describir un evento. Todo asiento tiene las mismas tres partes:
  • Qué cuentas se afectan (al menos dos).
  • Cuánto es el monto.
  • En qué lado está cada cuenta: débito (izquierda) o crédito (derecha).
Y sigue una regla inquebrantable que ya conoces: el total de débitos debe ser igual al total de créditos. Si no lo es, el asiento está mal antes incluso de que termines de escribirlo.

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Los pasos, cada vez

Registrar cualquier transacción es la misma rutina corta. Recórrela despacio las primeras veces y se vuelve automática.
  1. ¿Qué pasó? Describe el evento con palabras simples: «pagamos el alquiler», «un cliente nos pagó».
  2. ¿Qué cuentas toca? Todo evento afecta al menos a dos. Una da, una recibe.
  3. ¿Cada cuenta sube o baja? Decide la dirección de cada una.
  4. Traduce sube/baja a débito/crédito. Usa el tipo de cuenta para saber qué lado significa eso.
  5. Revisa el balance. Débitos a la izquierda, créditos a la derecha. Los dos totales deben coincidir.
El paso 4 es el que confunde a la gente, así que ten a mano la chuleta de débitos y créditos:

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Cuentas en T en la práctica

Una cuenta en T es una forma de imaginar una cuenta como una letra T grande: débitos a la izquierda, créditos a la derecha. Un asiento contable es lo que obtienes cuando anotas a la vez las mitades correspondientes de dos (o más) cuentas en T.
El lado izquierdo de una cuenta se alinea con el lado derecho de otra. Ese espejo es el asiento. Ahora escribamos un par de verdad.

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Ejemplo 1: pagar el alquiler en efectivo

Qué pasó: el negocio pagó $1,000 de alquiler.
  • Toca dos cuentas: Efectivo y Gasto de alquiler.
  • Efectivo baja: el dinero salió del negocio. Efectivo es un activo, así que una disminución es un crédito.
  • Gasto de alquiler sube: para eso era el dinero. Los gastos aumentan con un débito.
Escrito como asiento contable: Los débitos ($1,000) igualan a los créditos ($1,000). El asiento balancea. Reduce el efectivo y reconoce el gasto de alquiler del período. Ambos efectos quedan registrados.

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Ejemplo 2: recibir el pago de una venta en efectivo

Qué pasó: un cliente le pagó al negocio $2,000 por una venta en efectivo.
  • Toca Efectivo e Ingresos.
  • Efectivo sube: llegó dinero. Efectivo es un activo, así que un aumento es un débito.
  • Ingresos sube: de ahí vino el dinero. Los ingresos aumentan con un crédito.
De nuevo, los débitos igualan a los créditos, y el dinero tiene un origen y un destino claros. Efectivo se debitó esta vez y se acreditó la vez anterior: la misma cuenta, direcciones opuestas, según si el dinero entró o salió. Si el pago liquida una factura anterior, el crédito va a Cuentas por cobrar en lugar de a Ingresos.
Ver también en Core BankingEn un sistema de ledger, un asiento contable se convierte en una transacción compuesta de operaciones. Consulta cómo se mueve el dinero y Los bloques fundamentales.

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Próximos pasos

SigueTodo asiento se aplica a una cuenta. Mira de dónde viene esa lista de cuentas en el Plan de cuentas.