Dois momentos, não um
Toda venda tem dois momentos:
- O momento em que você ganha: você entrega os produtos, termina o trabalho, envia a fatura.
- O momento em que você recebe o pagamento: o dinheiro chega.
Regime de caixa: registre quando o dinheiro se move
O regime de caixa é o simples: você registra uma transação apenas quando o dinheiro muda de mãos. Você anota entradas e saídas de dinheiro, e não registra nada até que o dinheiro se mova. Funciona como seu extrato bancário pessoal. Você não anota que um amigo prometeu te pagar de volta. Você anota quando ele realmente paga. Pequenas empresas gostam desse regime porque é fácil e reflete o saldo bancário que você vê. Ele pode te enganar quanto ao momento. Faça $50.000 de trabalho em dezembro, mas receba o pagamento em janeiro, e o regime de caixa diz que dezembro não ganhou nada. Isso é conveniente para impostos, mas é uma imagem ruim do que a empresa fez.
Regime de competência: registre quando é ganho
O regime de competência registra uma transação quando ela é ganha ou incorrida, não quando o dinheiro se move. Termine o trabalho e envie a fatura, e isso é receita agora, mesmo que o pagamento esteja a semanas de distância. Receba uma conta de energia que você já usou, e isso é uma despesa agora, mesmo que você a pague depois. Ele captura promessas, não apenas dinheiro:
- O regime de competência registra o dinheiro que os clientes te devem (mas ainda não pagaram) como receita e como um ativo chamado contas a receber.
- Ele também registra as contas que você deve (mas ainda não pagou) como despesas e como um passivo chamado contas a pagar.
Este é o mesmo trabalho, $50.000 de trabalho feito em dezembro, pago em janeiro, lançado em cada método:
A venda e os $50.000 são os mesmos, mas os métodos os lançam em meses diferentes. O regime de competência vincula a receita ao trabalho em dezembro. O regime de caixa espera pelo dinheiro em janeiro.
Por que a receita não é “dinheiro no banco”
No regime de competência, receita significa dinheiro ganho, não dinheiro recebido. Você pode lançar $10.000 de receita neste mês e não ter nada disso na sua conta ainda, porque os clientes não pagaram. Então, quando você ler uma Demonstração de Resultado e ver a receita, não imagine uma conta bancária cheia. Imagine trabalho que foi feito e faturado. O dinheiro pode já estar aqui, pode chegar no próximo mês, ou pode nunca chegar se alguém deixar de pagar.
Por que lucro não é caixa
A mesma diferença explica por que uma empresa lucrativa ainda pode ficar sem dinheiro. Lucro é receita menos despesas. No regime de competência, ambos podem incluir itens em que nenhum dinheiro se moveu ainda. Então sua Demonstração de Resultado pode mostrar um lucro saudável enquanto sua conta bancária seca, porque os clientes demoram a pagar. O contrário também acontece: você pode ter bastante dinheiro (um grande pagamento antecipado) e ainda assim pouco lucro. É por isso que existem dois relatórios diferentes. A Demonstração de Resultado mostra o lucro. A Demonstração de Fluxo de Caixa mostra o dinheiro real. Você precisa dos dois para entender uma empresa.
Próximos passos
A seguirVeja como essas peças funcionam juntas, período após período, em O ciclo contábil.