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Você já conheceu débitos e créditos e partidas dobradas como ideias. Como você registra uma transação? A resposta é o lançamento contábil, a unidade básica de registro.

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O que é um lançamento contábil

Um lançamento contábil é o registro de uma única transação. Ele nomeia as contas envolvidas, informa o valor, e marca de que lado (débito ou crédito) cada conta fica. Pense nele como a frase que a contabilidade usa para descrever um evento. Todo lançamento tem as mesmas três partes:
  • Quais contas são afetadas (pelo menos duas).
  • Qual é o valor.
  • De que lado cada conta fica: débito (esquerda) ou crédito (direita).
E ele segue uma regra inquebrável que você já conhece: o total de débitos deve ser igual ao total de créditos. Se não forem, o lançamento está errado antes mesmo de você terminar de escrevê-lo.

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Os passos, sempre

Registrar qualquer transação segue a mesma rotina curta. Percorra-a devagar nas primeiras vezes e ela se torna automática.
  1. O que aconteceu? Descreva o evento em palavras simples: “pagamos aluguel”, “um cliente nos pagou”.
  2. Quais contas isso afeta? Todo evento atinge pelo menos duas. Uma dá, outra recebe.
  3. Cada conta aumenta ou diminui? Decida a direção de cada uma.
  4. Traduza aumenta/diminui para débito/crédito. Use o tipo de conta para saber o que isso significa.
  5. Confira o equilíbrio. Débitos à esquerda, créditos à direita. Os dois totais devem coincidir.
O passo 4 é o que costuma confundir, então mantenha por perto o resumo de débitos e créditos:

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Contas T na prática

Uma conta T é uma forma de representar uma conta como uma grande letra T: débitos à esquerda, créditos à direita. Um lançamento contábil é o que você obtém ao escrever de uma vez as metades correspondentes de duas (ou mais) contas T.
O lado esquerdo de uma conta se alinha com o lado direito de outra. Esse espelhamento é o lançamento. Agora vamos escrever alguns de verdade.

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Exemplo 1: pagando aluguel em dinheiro

O que aconteceu: a empresa pagou $1.000 de aluguel.
  • Isso afeta duas contas: Caixa e Despesa de aluguel.
  • Caixa diminui: o dinheiro saiu da empresa. Caixa é um ativo, então uma diminuição é um crédito.
  • Despesa de aluguel aumenta: foi para isso que o dinheiro serviu. Despesas aumentam com um débito.
Escrito como um lançamento contábil: Débitos ($1.000) são iguais a créditos ($1.000). O lançamento fecha. Ele reduz o caixa e reconhece a despesa de aluguel do período. Os dois efeitos ficam registrados.

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Exemplo 2: recebendo pagamento de uma venda à vista

O que aconteceu: um cliente pagou $2.000 à empresa por uma venda à vista.
  • Isso afeta Caixa e Receita.
  • Caixa aumenta: o dinheiro chegou. Caixa é um ativo, então um aumento é um débito.
  • Receita aumenta: foi daí que o dinheiro veio. Receita aumenta com um crédito.
De novo, débitos são iguais a créditos, e o dinheiro tem uma origem e um destino claros. O Caixa foi debitado dessa vez e creditado da vez anterior: a mesma conta, direções opostas, dependendo se o dinheiro entrou ou saiu. Se o pagamento quita uma fatura anterior, o crédito vai para Contas a Receber em vez de Receita.
Veja também em Core BankingEm um sistema de ledger, um lançamento contábil se torna uma transação feita de operações. Veja Como o dinheiro se move e Os blocos de construção.

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Próximos passos

A seguirTodo lançamento é registrado em uma conta. Veja de onde vem essa lista de contas no Plano de contas.