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Até aqui, tudo viveu dentro do seu Ledger. Mas o dinheiro não fica só lá dentro. Ele chega de bancos, redes de cartão e outros sistemas, e também sai para eles. Então como um Ledger autocontido se conecta ao mundo externo? E, uma vez conectado, como você prova que seus registros ainda correspondem ao que realmente aconteceu lá fora? Duas ideias respondem a isso. Imagine um prédio com uma única porta de entrada. Tudo e todos que entram ou saem passam por ela. A porta em si não armazena nada. Ela só marca o limite entre dentro e fora. Seu Ledger tem uma porta assim.

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Contas externas: a porta para o mundo externo

Uma conta externa é a porta entre o seu Ledger e o mundo além dele: bancos, redes de cartão, outros sistemas. O dinheiro que entra no seu Ledger vem de uma conta externa. O dinheiro que sai vai para uma. Toda travessia do seu limite passa por ela. No Midaz, a conta externa padrão tem direção debit. Quando R$100 entram para um cliente, o Midaz usa essa conta externa como origem. O débito dela aumenta o valor disponível e equilibra o crédito na conta que recebe. A direção não significa que a conta externa tem saldo negativo.
Pense de novo na porta de entrada do prédio. A conta externa é essa porta. A direção dela diz ao Midaz como aplicar um débito ou um crédito. Ela não rotula um saldo como dinheiro faltando.

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Conciliação: provando que os livros correspondem à realidade

Depois que você tem um limite, precisa verificar se o que foi registrado dentro corresponde ao que o mundo externo registrou. Essa verificação é a conciliação: provar que seus registros internos batem com os registros externos (extratos bancários, relatórios de processadoras, arquivos de liquidação). Você compara os dois, linha por linha, e confirma que eles concordam. Quando não concordam, a conciliação é como você detecta isso:
  • Movimentações ausentes: algo aconteceu lá fora que o seu Ledger nunca registrou.
  • Movimentações duplicadas: a mesma coisa registrada duas vezes.
  • Movimentações divergentes: valores ou detalhes que não batem.
O momento depende do seu negócio: alguns conciliam continuamente, à medida que os registros chegam, outros no fim de cada dia. De um jeito ou de outro, no momento em que você se conecta ao mundo externo, você assume a tarefa de provar que os dois lados ainda concordam.
A conciliação é como contar o caixa comparando com os recibos no fim de um turno. A gaveta de dinheiro é o seu Ledger. Os recibos são o registro externo. Comparar um com o outro prova que os livros correspondem ao que aconteceu, e sinaliza o que não corresponde.

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Próximos passos

Veja isso na LerianVeja essas ideias na prática: Transações e o Glossário.