¿Qué es una excepción?
Una excepción se crea cuando una transacción de una fuente no tiene contraparte válida en otra fuente. Las causas comunes incluyen:
- Sin candidato encontrado: Ninguna transacción en la otra fuente cumple los criterios de regla activa.
- Por debajo del umbral de confianza: Existen candidatos, pero puntúan por debajo de la confianza mínima (por defecto: 60).
- Rechazo duplicado: Una conciliación previa fue rechazada y no queda candidato alternativo.
- Desbalance de fuente: Una fuente contiene transacciones que faltan en la otra.
Ciclo de vida de excepción
Las excepciones se mueven a través de un flujo de trabajo simple:
- Cuando Matcher no puede conciliar una transacción, crea una excepción en estado
OPEN. - Desde ahí, un analista la toma para investigación (
IN_REVIEW). La mayoría de las excepciones se resuelven directamente después de la investigación. - Si la resolución requiere aprobación—como una cancelación por encima de cierto umbral—la excepción pasa a
ESCALATED. - Un supervisor puede entonces aprobar y cerrarla, o devolverla con orientación para mayor revisión.
Definiciones de estado
| Estado | Descripción | Quién puede transicionar |
|---|---|---|
OPEN | Nueva excepción esperando asignación | Sistema, Analista |
IN_REVIEW | Asignada a un revisor para investigación | Analista |
ESCALATED | Requiere aprobación antes de resolución | Analista, Supervisor |
RESOLVED | Cerrada con una resolución auditable | Analista, Supervisor |
Severidad de excepción
Matcher clasifica las excepciones por severidad para que puedas trabajar la cola en el orden correcto.
| Severidad | Criterio | SLA |
|---|---|---|
| Crítica | Monto >= 100,000 O Antigüedad >= 5 días O Indicador de fuente regulatoria | Resolver en 24 horas |
| Alta | Monto >= 10,000 O Antigüedad >= 3 días | Resolver en 48 horas |
| Media | Monto >= 1,000 O Antigüedad >= 1 día | Resolver en 72 horas |
| Baja | Todas las demás | Resolver en 5 días hábiles |
Escalamiento de severidad
La severidad puede aumentar automáticamente a medida que una excepción envejece:Métodos de resolución
Puedes resolver una excepción de cuatro maneras.
1. Forzar conciliación
Vincula manualmente transacciones cuando has confirmado que pertenecen juntas, pero el sistema no pudo conciliarlas. Usa Forzar Conciliación cuando:- La contraparte correcta existe, pero las variaciones bloquearon la conciliación automática.
- Puedes explicar y documentar claramente la justificación.
- La variación es esperada (comisiones, timing, redondeo).
2. Crear ajuste
Crea un asiento de ajuste para contabilizar una varianza o equilibrar un elemento no conciliado. Tipos comunes de ajuste:| Tipo | Caso de Uso |
|---|---|
BANK_FEE | Cargos bancarios no registrados en el libro |
FX_VARIANCE | Diferencias de conversión de moneda |
TIMING_DIFFERENCE | Ajustes de tiempo de liquidación |
ROUNDING | Pequeñas diferencias de redondeo |
CORRECTION | Correcciones de errores |
OTHER | Otras varianzas documentadas |
3. Cancelación (Write-off)
Cancela una transacción que no tiene contraparte válida. Esto debe ser raro y típicamente requiere aprobación. Razones de cancelación:| Razón | Descripción |
|---|---|
DUPLICATE_ENTRY | La transacción fue ingresada dos veces |
CANCELLED | La transacción fue revertida o cancelada |
NOT_APPLICABLE | No pertenece al alcance de esta conciliación |
BELOW_THRESHOLD | El monto está por debajo del umbral de investigación |
APPROVED_VARIANCE | Varianza aprobada por la gerencia |
4. Dividir transacción
Usa división cuando una transacción debe conciliar con múltiples contrapartes.Requisitos de auditoría
Cada resolución crea un registro de auditoría. Algunos tipos de resolución requieren evidencia y aprobaciones más fuertes.
Documentación requerida por tipo de resolución
| Resolución | Campos Requeridos | Aprobación Necesaria |
|---|---|---|
| Forzar Conciliación | reason, notes | No (a menos que monto > umbral) |
| Ajuste | adjustment_type, amount, description | Si monto > $1,000 |
| Cancelación | reason, notes, reference_document | Siempre |
| División | splits[] con montos y objetivos | No |
Flujo de trabajo de resolución de excepciones
Usa este flujo para mantener revisiones consistentes y amigables para auditoría.
Investigar
Usa el payload de la excepción para entender qué falló y qué candidatos existen.
- Lee
reason_detailspara ver por qué la conciliación falló. - Revisa
candidatespara conciliaciones cercanas por debajo del umbral. - Busca patrones (misma contraparte, formatos de referencia recurrentes).
Resolver
Elige la resolución que mejor refleja la realidad y la política.
- Forzar Conciliación: Encontraste la contraparte correcta.
- Ajustar: Necesitas un asiento de ajuste para la varianza.
- Dividir: Una transacción mapea a múltiples contrapartes.
- Cancelar: No existe contraparte y la política lo permite (aprobación requerida).
Documentar
Captura suficiente detalle para que alguien más pueda reproducir tu decisión después:
- Qué verificaste
- Qué concluiste
- Enlaces o IDs de evidencia de soporte
Mejores prácticas
Trabaja por severidad y SLA
Trabaja por severidad y SLA
Comienza con elementos Críticos y Altos. Llevan el mayor riesgo y los plazos más ajustados.
Haz las decisiones auditables
Haz las decisiones auditables
Las notas no son opcionales. Trátalas como parte de la resolución:
- Qué verificaste
- Por qué esta resolución es correcta
- Cualquier ID de ticket, extractos o confirmaciones
Corrige patrones en la fuente
Corrige patrones en la fuente
Excepciones repetidas usualmente apuntan a problemas de configuración:
- Misma contraparte → Normaliza nombres o mapeo
- Misma ventana de fechas → Valida completitud de ingestión
- Misma fuente → Revisa mapeo de campos y convenciones de signo
Trata forzar conciliaciones como excepciones a la regla
Trata forzar conciliaciones como excepciones a la regla
Si fuerzas conciliaciones regularmente, tus reglas o tolerancias necesitan atención.
Enruta trabajo automáticamente
Enruta trabajo automáticamente
Usa reglas de asignación para reducir el tiempo de triaje y mantener clara la propiedad.
Las cancelaciones son decisiones de política
Las cancelaciones son decisiones de política
Si cancelas frecuentemente, revisa umbrales, alcance del contexto o calidad de datos upstream.