El ciclo de vida de la conciliación
Cada conciliación en Matcher sigue el mismo ciclo de vida de cinco etapas:
1
Define el alcance
Crea un contexto que describa qué concilias y registre su intervalo de conciliación.
2
Conecta las fuentes
Registra los sistemas cuyas transacciones quieres comparar.
3
Configura las reglas
Configura los criterios que Matcher usa para emparejar transacciones.
4
Ejecuta la coincidencia
Sube los datos y deja que Matcher encuentre pares, empezando por una vista previa antes de confirmar.
5
Resuelve las excepciones
Revisa las transacciones no conciliadas y decide cómo tratarlas.
Define el alcance con un contexto
Un contexto es el contenedor de nivel superior de un workflow de conciliación. Responde tres preguntas:
- ¿Qué concilias? Por ejemplo, una cuenta bancaria contra tu ledger general.
- ¿Qué tipo de emparejamiento? Uno a uno, uno a muchos o muchos a muchos.
- ¿Qué etiqueta de intervalo describe el período de conciliación? Por ejemplo,
daily,weeklyoon-demand.
interval es metadato de texto libre. No programa la ejecución. Las ejecuciones automáticas usan un ReconciliationSchedule aparte, respaldado por cron, con una cadencia mínima de cinco minutos.
La mayoría de las conciliaciones empiezan con
1:1. Puedes cambiar el tipo de emparejamiento más adelante, conforme tu proceso evoluciona.
Conecta fuentes de datos
Cada contexto necesita al menos dos fuentes: los sistemas cuyos datos de transacciones quieres comparar. Una fuente representa un único flujo de datos, como un extracto bancario, una exportación del ledger o un archivo de un gateway de pago.
Tipos de fuente
Mapeo de campos
Los archivos de transacciones de sistemas distintos rara vez usan los mismos nombres de columna. Los mapas de campos traducen las columnas de tu fuente al esquema estándar de Matcher para que las transacciones se puedan comparar. Por ejemplo, un archivo bancario puede llamar “Post Date” a la fecha de la transacción, mientras tu ledger la llama “posting_date”. Los mapas de campos normalizan ambas al campodate de Matcher.
Cada transacción debe aportar al menos cuatro campos después del mapeo:
Configura reglas de coincidencia
Las reglas definen cómo Matcher decide si dos transacciones son la misma. Puedes apilar varias reglas con prioridades distintas. Matcher las evalúa en orden: solo las transacciones que la primera regla deja sin conciliar pasan a la siguiente.
Tipos de regla
Configuración inicial recomendada
- Prioridad 1: regla exacta sobre monto, moneda y fecha. Esto captura primero todas las coincidencias perfectas.
- Prioridad 10: regla de tolerancia con una tolerancia pequeña de monto (por ejemplo, 1%) y una ventana de fechas de 2 días. Esto captura las coincidencias cercanas causadas por comisiones o tiempos.
Ejecuta la coincidencia
Una vez que las fuentes están configuradas y los datos subidos, puedes ejecutar el motor de coincidencia.
Primero la vista previa, después la confirmación
Matcher admite dos modos de ejecución:
Empieza siempre con un dry run. Revisa la vista previa para verificar la calidad de las coincidencias antes de confirmar.
Entender las puntuaciones de confianza
Cada coincidencia recibe una puntuación de confianza de 0 a 100:
Las puntuaciones derivan de los componentes que coinciden y de sus pesos configurados. Las reglas exactas y de tolerancia usan el mismo esquema de pesos. Ningún tipo de regla produce puntuaciones más altas por sí mismo.
Resuelve las excepciones
Las excepciones son transacciones que Matcher no pudo emparejar de forma automática. Representan los ítems que necesitan atención humana.
Severidad de las excepciones
Matcher clasifica cada excepción por severidad según el monto de la transacción y cuánto tiempo lleva sin conciliar:Opciones de resolución
- Coincidencia forzada: empareja a mano la transacción con una contraparte cuando sabes que van juntas.
- Crear un ajuste: registra un asiento de corrección para dar cuenta de la diferencia.
- Deshacer la coincidencia: si una coincidencia confirmada es incorrecta, deshazla para que ambas transacciones vuelvan al conjunto no conciliado.
- Despachar: envía la excepción por su ruta configurada de JIRA o webhook. Esta acción dirigida por quien llama no cambia su estado.
Escenario de ejemplo
Una empresa fintech concilia su extracto bancario diario contra los registros de su ledger interno. Configuración:
- Contexto: “Daily Bank Reconciliation”, tipo
1:1, intervalodaily - Dos fuentes: extracto de Chase Bank (
BANK) y ledger general (LEDGER) - Dos reglas: coincidencia exacta (prioridad 1) y coincidencia por tolerancia con 1% y ventana de 2 días (prioridad 10)
- El equipo de finanzas sube el extracto bancario y la exportación del ledger.
- Matcher ejecuta un dry run. La vista previa muestra 95% de las transacciones conciliadas con confianza alta.
- El equipo revisa la vista previa y confirma los resultados.
- Quedan cinco transacciones como excepciones: dos tienen pequeñas diferencias de comisiones, tres no tienen contraparte.
- El equipo resuelve las excepciones de comisiones creando ajustes. Las tres transacciones faltantes se escalan para investigación.
Próximos pasos
Contextos y fuentes
Guía completa para configurar contextos de conciliación.
Reglas de coincidencia
Análisis a fondo de todos los tipos de regla y las opciones de configuración.
Mapeo de campos
Mapea distintos formatos de archivo al esquema estándar de Matcher.
Resolución de excepciones
Estrategias para tratar transacciones no conciliadas.