O que é uma exceção?
Uma exceção é criada quando uma transação de uma fonte não possui uma contrapartida válida em outra fonte. Causas comuns incluem:
- Nenhum candidato encontrado: Nenhuma transação na outra fonte atende aos critérios da regra ativa.
- Abaixo do limite de confiança: Candidatos existem, mas pontuam abaixo da confiança mínima (padrão: 60).
- Rejeição por duplicidade: Uma correspondência anterior foi rejeitada e nenhum candidato alternativo permanece.
- Desbalanceamento de fonte: Uma fonte contém transações que estão ausentes na outra.
Ciclo de vida da exceção
Exceções passam por um fluxo de trabalho simples:
- Quando o Matcher não consegue reconciliar uma transação, ele cria uma exceção com status
OPEN. - A partir daí, um analista a assume para investigação (
IN_REVIEW). A maioria das exceções é resolvida diretamente após a investigação. - Se a resolução requer aprovação—como um write-off acima de um determinado limite—a exceção passa para
ESCALATED. - Um supervisor pode então aprovar e fechá-la, ou devolvê-la com orientações para revisão adicional.
Definições de status
| Status | Descrição | Quem Pode Transicionar |
|---|---|---|
OPEN | Nova exceção aguardando atribuição | Sistema, Analista |
IN_REVIEW | Atribuída a um revisor para investigação | Analista |
ESCALATED | Requer aprovação antes da resolução | Analista, Supervisor |
RESOLVED | Fechada com uma resolução auditável | Analista, Supervisor |
Severidade da exceção
O Matcher classifica exceções por severidade para que você possa trabalhar na fila na ordem correta.
| Severidade | Critérios | SLA |
|---|---|---|
| Critical | Valor >= 100.000 OU Idade >= 5 dias OU Flag de fonte regulatória | Resolver em 24 horas |
| High | Valor >= 10.000 OU Idade >= 3 dias | Resolver em 48 horas |
| Medium | Valor >= 1.000 OU Idade >= 1 dia | Resolver em 72 horas |
| Low | Todos os outros | Resolver em 5 dias úteis |
Escalação de severidade
A severidade pode aumentar automaticamente conforme uma exceção envelhece:Métodos de resolução
Você pode resolver uma exceção de quatro maneiras.
1. Forçar correspondência
Vincule manualmente transações quando você confirmou que elas pertencem juntas, mas o sistema não conseguiu correspondê-las. Use Forçar Correspondência quando:- A contrapartida correta existe, mas variações bloquearam a correspondência automática.
- Você pode explicar e documentar claramente a justificativa.
- A variação é esperada (taxas, timing, arredondamento).
2. Criar ajuste
Crie um lançamento de ajuste para contabilizar uma variação ou equilibrar um item não correspondido. Tipos comuns de ajuste:| Tipo | Caso de Uso |
|---|---|
BANK_FEE | Taxas bancárias não registradas no razão |
FX_VARIANCE | Diferenças de conversão de moeda |
TIMING_DIFFERENCE | Ajustes de timing de liquidação |
ROUNDING | Pequenas diferenças de arredondamento |
CORRECTION | Correções de erros |
OTHER | Outras variações documentadas |
3. Write-off
Faça write-off de uma transação que não possui contrapartida válida. Isso deve ser raro e tipicamente requer aprovação. Motivos de write-off:| Motivo | Descrição |
|---|---|
DUPLICATE_ENTRY | Transação foi lançada duas vezes |
CANCELLED | Transação foi revertida ou cancelada |
NOT_APPLICABLE | Não pertence ao escopo desta reconciliação |
BELOW_THRESHOLD | Valor está abaixo do limite de investigação |
APPROVED_VARIANCE | Variação aprovada pela gerência |
4. Dividir transação
Use divisão quando uma transação deve corresponder a múltiplas contrapartidas.Requisitos de auditoria
Toda resolução cria um registro de auditoria. Alguns tipos de resolução requerem evidências e aprovações mais fortes.
Documentação necessária por tipo de resolução
| Resolução | Campos Necessários | Aprovação Necessária |
|---|---|---|
| Forçar Correspondência | reason, notes | Não (exceto se valor > limite) |
| Ajuste | adjustment_type, amount, description | Se valor > $1.000 |
| Write-Off | reason, notes, reference_document | Sempre |
| Divisão | splits[] com valores e alvos | Não |
Fluxo de trabalho de resolução de exceções
Use este fluxo para manter revisões consistentes e amigáveis para auditoria.
Investigar
Use o payload da exceção para entender o que falhou e quais candidatos existem.
- Leia
reason_detailspara ver por que a correspondência falhou. - Revise
candidatespara correspondências próximas abaixo do limite. - Procure por padrões (mesma contrapartida, formatos de referência recorrentes).
Resolver
Escolha a resolução que melhor reflete a realidade e a política.
- Forçar Correspondência: Você encontrou a contrapartida correta.
- Ajustar: Você precisa de um lançamento de ajuste para variação.
- Dividir: Uma transação mapeia para múltiplas contrapartidas.
- Write-Off: Nenhuma contrapartida existe e a política permite (aprovação necessária).
Documentar
Capture detalhes suficientes para que outra pessoa possa reproduzir sua decisão depois:
- O que você verificou
- O que você concluiu
- Links ou IDs para evidências de suporte
Melhores práticas
Trabalhe por severidade e SLA
Trabalhe por severidade e SLA
Comece com itens Critical e High. Eles carregam o maior risco e os prazos mais apertados.
Torne as decisões auditáveis
Torne as decisões auditáveis
Notas não são opcionais. Trate-as como parte da resolução:
- O que você verificou
- Por que esta resolução está correta
- Quaisquer IDs de tickets, extratos ou confirmações
Corrija padrões na origem
Corrija padrões na origem
Exceções repetidas geralmente apontam para problemas de configuração:
- Mesma contrapartida → Normalize nomes ou mapeamento
- Mesma janela de datas → Valide completude da ingestão
- Mesma fonte → Revise mapeamento de campos e convenções de sinal
Trate forçar correspondências como exceções à regra
Trate forçar correspondências como exceções à regra
Se você força correspondências regularmente, suas regras ou tolerâncias precisam de atenção.
Roteie trabalho automaticamente
Roteie trabalho automaticamente
Use regras de atribuição para reduzir o tempo de triagem e manter a propriedade clara.
Write-offs são decisões de política
Write-offs são decisões de política
Se você faz write-off frequentemente, revisite limites, escopo do contexto ou qualidade de dados upstream.